Case Study – Plně automatický smarthotel

Díky systémům HotelTime Solutions a rozsáhlým možnostem integrace, které HotelTime nabízí, mohl být v Olomouci vybudován plně automaticky fungující smarthotel.

Hlavní benefity HotelTime

  • umožnění úplně automatického provozu
  • možnost mít v hotelu samoobslužnou restauraci
  • značné omezení nákladů na zaměstnance
  • minimální náklady na IT správu

„V roce 2018 jsme pro první zcela samoobslužný ART a designový hotel vybírali řídící, obslužné a evidenční systémy. Rozhodli jsme se pro HotelTime a po čtyřech letech provozu musím konstatovat, že to byla správná volba. A to nejen proto, že se jedná o funkční a intuitivní systémy, které nabízejí perfektní statistiky, ale i kvůli tomu, že reprezentanti firmy jsou milí a přátelští. Nikdy jsme neměli pocit, že obtěžujeme.“

Marek Novotný
Majitel, Nezvalova Archa

Unikátní koncept smarthotelu

V samém centru Olomouce můžete pobývat v plně automatizovaném samoobslužném smarthotelu Nezvalova Archa, který odpovídá současným trendům hotelového ubytování self-service. Funguje tak, že od počátku až do konce pobytu hosté nepotřebují nikoho z personálu, vše si mohou vybavit sami pouze za pomoci mobilního telefonu.

Koncept smarthotelu Nezvalova Archa je postavený na systémech HotelTime Solutions, využívá potenciál jejich otevřené platformy a možnosti integrace s mnoha jinými systémy, které umožňují větší či menší automatizaci jakéhokoli hotelového provozu podle konkrétních preferencí týmu.

HotelTime PMS

V základu je provoz Nezvalovy Archy postaven na HotelTime PMS a Vento ePOS systému (viz níže). PMS společně s dalšími softwary, které jsou na něj napojené, automatizuje ubytovací služby. Využita je integrace HotelTime PMS s ProfitroomMyStay a Salto.

Díky tomu pak hotel funguje následovně. Hosté si rezervují pokoj online, před příjezdem jsou automaticky zprávou instruováni o check-inu, který také probíhá online, a přístupu do pokoje. Nezvalova Archa využívá mobilní klíče, hosté tedy po příjezdu nic nevyzvedávají ani nepřebírají. Před příjezdem obdrží zprávu o tom, že si mají stáhnout jednoduchou aplikaci od Salto. Do této aplikace jim poté přijde mobilní klíč, díky kterému se dostanou všude – od hlavního vstupu přes pokoje až po samoobslužnou restauraci (která je popsána níže). Aby mobilní klíče správně fungovaly, byla vytvořena speciální integrace mezi HotelTime a Salto.

Pokud jde o konec pobytu, opět se na něj vztahují stejné výhody automatického fungování hotelu – hosté nemusí čekat na check-out, nemusí odevzdávat žádný klíč nebo kartu ani nic platit. Mohou jednoduše odejít.

Platba za pobyt je uskutečněna předem, a to ať rezervace probíhá skrze web hotelu nebo jiný portál typu Booking.com. Navíc díky tomu, že se Nezvalova Archa využívá jako channel manager Profitroom, který je partnerem HotelTime Solutions, je možné přes web smarthotelu nejen rezervovat pokoj, ale také koupit dárkový poukaz.

Vento ePOS

Nezvalova Archa nabízí také unikátní koncept „restauračních služeb“, který je umožněn díky Vento ePOS systému od HotelTime Solutions.

Vzhledem k tomu, že je hotel plně automatizovaný, nemá typickou restauraci. Hosté v něm místo toho najdou kuchyň s nejrůznějšími potravinami a nápoji, z nichž si sami vyberou, vše namarkují na samoobslužným kasách a zaplatí. Kromě nákupu surovin si mohou následně na místě také uvařit.

 

Celkově tedy hosté fungují plně samostatně a hotel zcela automaticky. Pokud by ale kdokoli potřeboval pomoc, na místě bývá přítomen během dne manager a kdykoli se lze na pracovníka hotelu obrátit také telefonicky.

Jak zlepšit péči o hosty: Automatizace v hotelnictví

Minimalizace chybovosti personálu, snížení zatížení zaměstnanců, zvýšení produktivity a efektivity práce, urychlení procesů, snížení nákladů. To jsou některé z výhod, které s sebou přináší automatizace, proces, který již po nějakou dobu není hotelnictví cizí, a to i přesto, že jde o oblast, jež v základech stojí na lidech.

Automatizace pomáhá zlepšit mnoho procesů a již zmíněnou péči (o hosty) znatelně zkvalitňuje. Jejím cílem v hotelnictví by měla být identifikace činností, které nemusejí být vykonávány manuálně, opakují se nebo mohou být prováděny lépe automatickým systémem. Správně zavedená automatizace pak vede k minimalizaci času, který personál tráví prací, jež nevyžaduje zapojení lidské síly. Zaměstnanci díky tomu mohou najít využití tam, kde mají skutečnou přidanou hodnotu pro hotel i hosty.

Přesná podoba automatizovaného provozu se bude samozřejmě odvíjet od fungování konkrétního hotelu, ve kterém bude zaváděn. Obecně však můžeme popsat jednotlivé procesy, které lze díky dnešním technologiím automatizovat. Představíme si je v logickém sledu tak, jak by s nimi do kontaktu přišel host.

1. Distribuce kapacit a cen

Výhody pro hotel

  • Personál tráví méně času ručními aktualizacemi nebo ručním zapisováním rezervací do systému
  • Větší viditelnost hotelu (na více kanálech)
  • Ve spojení s RMS prodej vždy za správné ceny
  • Možnost uložení platební karty hosta do PMS a nastavení automatických plateb, což znamená výrazné šetření času personálu

Výhody pro hosty

  • Snadné nalezení informací o aktuální obsazenosti hotelu
  • Rychlejší a pohodlnější check-in; osobní a platební informace se automaticky zapisují do PMS

Úplně na počátku, než si (zatím ještě potenciální) host vybere konkrétní hotel, dochází k vyhledávání a prohlížení nabídky – tedy konkrétních pokojů a jejich cen. V této fázi mají hotely možnost automatizovat distribuci zmíněných informací na různé prodejní kanály, typicky na vlastní web a dále online platformy jako Booking.com, Expedia a podobně.

K automatizaci distribuce údajů o volných pokojích a jejich cenách slouží channel managery. Ty propojují hotelová PMS s různými prodejními kanály a pokud hotel využívá tzv. 2cestné napojení, dochází k přenosu informací oběma směry – na konkrétní platformě jsou automaticky aktualizovány informace o volných pokojích a cenách, a naopak do PMS automaticky přicházejí rezervace. Personál tak nemusí manuálně zadávat ani aktualizovat žádná data.

Kromě toho je možné automatizovat také cenotvorbu, a to díky Revenue Management systémům (RMS). RMS pomáhají hoteliérům nastavit a optimalizovat ceny, šetří čas Revenue Managerů, pomáhají jim s vyhodnocováním dat, a tak přispívají k efektivní cenotvorbě a maximalizaci celkových příjmů hotelu (více o výhodách použití RMS a základech jejich fungování můžete zjistit v našem článku).

2. Komunikace před příjezdem hosta

Výhody pro hotel

  • Možnost personalizované komunikace s hosty před příjezdem
  • Zlepšení úrovně kvality služeb hostům
  • Zefektivnění plánování provozu ve chvíli, kdy dodatečné služby (SPA nebo speciální požadavky na pokoj) host objedná dopředu

Výhody pro hosty

  • Lepší komunikace a služby ze strany hotelu
  • Možnost objednání nebo rezervování dodatečných služeb před příjezdem

Z pohledu hotelu je velmi důležité komunikovat s hosty před jejich příjezdem. V rámci tohoto kontaktu může hotel hostům sdělovat základní informace (např. o příjezdu), provádět tzv. upselling nebo i připomínat těm, kteří si objednali balíčky služeb, nutnost vytvoření rezervace, aby si zajistili termín, který jim nejvíce vyhovuje. Není nutné, aby takovouto komunikaci prováděl manuálně personál, existuje množství systémů, které ji dokáží zautomatizovat (GuestJoy, MyStay, Revinate).

Úroveň automatického fungování ještě před příjezdem hosta může být různá. Softwary HotelTime Solutions například umožňují, aby ve zprávách hostům byl obsažen odkaz přímo do rezervačního systému (typicky do wellness/spa) a host si tak sám mohl vytvořit rezervaci bez nutnosti kontaktování kohokoli z personálu.

3. Příjezd hosta

Výhody pro hotel

  • Vylepšení služeb – zkrácení doby čekání na check-in a doby potřebné pro samotný check-in, možnost více se věnovat hostům díky omezení množství informací přepisovaných do systému
  • Možnost optimalizování počtu zaměstnanců recepce, např. v nočních hodinách 

Výhody pro hosty

  • Zrychlení nebo odstranění obvykle nepříjemného zážitku při checkinu
  • Možnost ubytovat se kdykoliv, např. pokud hotel nemá recepci
  • Možnost zvýšeného soukromí

Check-in v hotelech je z pohledu hostů dlouhodobě vnímán jako nepříjemná záležitost – velice pravděpodobně je zde čeká fronta a poté neoblíbené úkony jako je vyplňování formulářů nebo placení. Řada hotelů se snaží tento negativní zážitek aspoň trošku vylepšit např. poskytováním tzv. welcome drinků. Lze to však udělat ještě lépe, neboť pomocí správného systému ze řadu úkonů prováděných při check-inu (fakticky se jedná o předávání informací a „klíčů“) zautomatizovat a podstatně zrychlit. Moderní systémy (např. AeroGuest) umožňují, aby hosté poskytli hotelu nutné osobní a platební informace předem (díky online check-inu) a poté po příjezdu již pouze obdrželi přístup do pokoje (klíče/kartu). Ani předávání „klíčů“ ale nemusí být prováděno člověkem, hotel může mít nainstalované schránky na klíče nebo karty (s tím může pomoci např. Keyguru) a pokud mají jeho pokoje zámky otevíratelné jen za pomocí mobilního telefonu (Salto), pak je možné nastavit, aby host před příjezdem po online check-inu automaticky obdržel např. kód potřebný k odemčení dveří.

Plně automatizovat check-in lze také za pomocí kiosků, které provádějí stejné operace jako člověk na recepci – přečtou potřebná data z předložených dokladů a hostu vydají vše potřebné k přístupu do pokoje.

Pokud by však hotel výše zmíněné automatické fungování check-inu nechtěl nebo nemohl zavést, lze udělat i menší kroky, typicky se nabízí pořízení čtečky dokladů. Ta automaticky, velmi rychle a snadno odečte všechna data z dokladů předložených hosty a zapíše je do PMS. Personál hotelu tak nemusí u každého hosta zvlášť manuálně vyplňovat jednotlivé kolonky.

Jako krok k automatizaci se nabízí také zavedení automatických plateb, což odstraňuje nutnost manuálního zadávání příkazů do terminálu. PMS uloží platební informace poskytnuté hostem při vytváření rezervace (proběhne tzv. tokenizace karty) a pak automaticky stáhne platbu z karty (nebo platbu předautorizuje) podle pravidel pro úhradu nastavených v PMS. Automatické placení lze využít k úhradě samotného ubytování ale o pro jiné platby, např. za potraviny či nápoje z minibaru. Automatické platby šetří velké množství času personálu a zaručují nulovou chybovost (více o všech přínosech automatických plateb můžete zjistit zde).

4. Odjezd hosta

Výhody pro hotel

  • Menší zatížení recepce v odjezdových časech
  • Možnost řízení zpětné vazby a úrovně hodnocení na OTAs
  • Šetrnost k životnímu prostředí 

Výhody pro hosta

  • Rychlejší check-out a lepší servis
  • Daňový doklad v elektronické podobě

Jakmile hosté odjedou, mělo by hotel zajímat, jak byli během pobytu spokojeni. Nebo by měl hotel alespoň mít zájem obdržet dobrou recenzi např. na Booking.com, neboť průměrné hodnocení na OTA přímo ovlivňuje počet rezervací, které hotel z daného kanálu může obdržet. Za tímto účelem je sbírána zpětná vazba, což může opět probíhat buď manuálně (personál kontaktuje hosty jednoho po druhém), nebo automaticky pomocí systému, který je nastaven tak, aby hosty vyzval k poskytnutí zpětné vazby. Zejména v případě velkých hotelů je tato forma automatizace dobrým krokem, neboť manuální, osobní kontaktování hostů po jejich odjezdu je pro jejich personál velmi zatěžující ne-li prakticky nemožné.

Kromě toho i momentu odjezdu hosta připomeňme možnosti využití automatických plateb. V případě, že se v hotelu platí při odjezdu a tento hotel využívá automatické platby (do PMS se ukládají platební údaje hostem poskytnuté při rezervaci pokoje, tzv. tokenizace karty), nemusí se host s úhradou nijak zatěžovat. Systém automaticky z karty stáhne platbu za pokoj a popřípadě i platby jiné, např. za jídlo a nápoje z minibaru.

PMS od HotelTime Solutions kromě toho umí pomoci i s dalším úkonem spojeným s ukončením pobytu, a sice předáním faktury. Jednou z funkcí HotelTime PMS je automatické odesílání faktury na e-mail hosta, čímž je opět sňata zbytečná manuální práce z personálu a host dostává doklad v praktické elektronické podobě.

5. Účtování a reporting

Výhody pro hotel

  • Možnost výrazného šetření nákladů za manuální zpracovávání dokladů
  • Možnost napojení analytického nástroje třetích stran a rozšířeného reportingu

Při ubytovávání hostů v hotelu vzniká obvykle značné množství daňových dokladů. Jejich zaúčtovávání může být mnohdy velmi zdlouhavé a nákladné, a proto i zde je automatizace velmi nápomocná. Pokud má hotel zautomatizovaný proces přenosu informací mezi PMS a účetním softwarem, jsou všechny informace o financích mezi těmito systémy sdíleny a účetní je nemusí ručně přepisovat.

Zároveň pravidelný (denní) přenos finančních informací z PMS přináší možnosti analýzy těchto dat v analytických nástrojích třetích stran jako jsou např. ERP nebo BI systémy.

Case Study – Asten Hotels

HotelTime Solutions software otevřel řetězci Asten Hotels dveře k flexibilnímu řízení hotelu, automatizaci interních procesů a umožnil jeho personálu věnovat maximum času hostům.

Co jsme změnili – hlavní benefity HotelTime 

  • snadnější a flexibilnější management díky možnostem přístupu do systému odkudkoliv 
  • zásadně omezeny náklady na IT správu 
  • moderní fungování hotelů díky rozsáhlé možnosti integrace s dalšími systémy 
  • více automatizace, méně manuální práce, efektivnější provoz a více času pro hosty

Původně 

  • používán „legacy systém“ instalovaný na místě 
  • znatelné výdaje za IT správu a servery 
  • velmi omezené možností integrace a automatizace 
  • složité reportování za celý řetězec 
  • složitý přístup do systémů v jednotlivých hotelech přes vzdálenou plochu 
  • velké množství času personálu tráveného manuální prací

O Asten Hotels 

Asten Hotels je řetězec butikových hotelů, které se nacházejí v Praze a Špindlerově Mlýně. V Asten Hotels se soustředí na náročnou individuální i firemní klientelu, a právě takové přizpůsobují své služby, jež poskytují vždy na té nejvyšší úrovni v  5 luxusních hotelech a skvělých restauracích, bistrech a barech, které v rámci nich provozují.

 „Hledali jsme způsob, jak řídit řetězec a jednotlivé hotely flexibilněji a našli jsme jej u HotelTime Solutions. Jejich cloudové řešení odpovídalo požadavkům, které jsme měli na systém, kterým by měly být provozovány Asten Hotels. Jako otevřená platforma nám umožňuje zavádět v našich hotelech moderní postupy a používat nejnovější systémy či dosáhnout maxima automatizace a odlehčit našemu personálu.

Jiří Gajdošík
Managing Partner, Asten Hotels

Asten Hotels a HotelTime 

V Asten Hotels byl dříve používán historicky běžný „legacy systém“. V průběhu práce na otevření nového hotelu Soyka ve Špindlerově Mlýně ale došli k závěru, že jeho fungování chtějí postavit na větší automatizaci a že chtějí pracovat s uživatelsky přívětivějším softwarem. Rozhodli se proto pro cloudové řešení, které nabízí HotelTime Solutions, a kromě nového hotelu Soyka na něm postavili i správu ostatních zařízení. 

Efektivita 

Asten Hotels je řetězec 5 hotelů, které se nacházejí ve dvou městech, a to v Praze a Špindlerově Mlýně. Vedení hotelu proto při jejich správě často přejíždí a zjišťuje aktuální informace z obou měst a všech 5 hotelů. Proto bylo pro management důležité zajištění co nejefektivnějšího systému správy a fungování.

HotelTime Solutions software přinesl Asten Hotels právě potřebnou efektivitu. Díky tomu, že se jedná o cloudový systém, jsou informace ze všech provozů dostupné odkudkoliv, a to jak na počítači, tak na mobilním telefonu. Management tedy může rozhodovat na základě vždy aktuálních informací a s přihlédnutím k reportům, jejichž konkrétní podobu je možné uzpůsobit jejich potřebám – např. lze reportovat v závislosti na regionech (podle měst, ve kterých jsou hotely).

Není to ale pouze vedení hotelu, jehož práce je efektivnější díky HotelTime Solutions. Cloudové řešení v praxi třeba také znamená sdílení adresáře a databáze klientů. Personál má tedy jedno místo, kam se údaje zapisují a z toho čerpá – informace jsou takto dostupné ze všech hotelů, které díky tomu mají perfektní přehled o hostech a jejich opakovaných návštěvách. To umožňuje zajištění lepšího servisu nebo i rychlejší check-in/out.

Integrace 

Výměna softwaru a přechod na cloudové řešení HotelTime Solutions znamenaly pro Asten Hotels velký krok vpřed nejen v oblasti správy hotelu jako takové (PMS), ale také v  na to navazujících oblastech. Vzhledem k tomu, že je HotelTime otevřenou platformou, umožňuje integrace svých systémů s jinými a tím významně posouvá vpřed fungování hotelu jako celku. 

Asten Hotels využili integrace HotelTime PMS a D-EDGE channel manageru. Ten umožňuje až 2cestný interface (možný také 1 nebo 1,5cestný), což znamená plně automatické předávání informací mezi PMS a platformami typu Booking.com. Kromě toho D-EDGE umožňuje také automatizaci plateb. 

Automatizace 

Rozsáhlé možnosti integrace přinesly Asten Hotels kromě napojení moderních systémů také automatizovanější provoz.

Předně bylo díky HoteTime Solutions možné zavést již zmíněné automatické platby. Napojení HotelTime PMS na D-EDGE channel manager a výměna informací mezi nimi umožňuje automatické zpracování rezervace v  PMS a bezpečné uložení potřebných informací včetně čísla karty (šifrováno), přičemž následně je tato karta automaticky předautorizována a/nebo je z ní v nastavený čas stažena platba. Personál tedy nemusí platby zadávat manuálně, což šetří velké množství času a významně urychluje procesy v hotelu.

Automatizován je i následný postup. HotelTime PMS je napojeno na účetní software a automaticky posílá všechny účetní informace za příslušný den do tohoto softwaru. Účetní tak mohou následně pracovat s  přesnými informacemi, aniž by je museli přepisovat manuálně.

Kromě toho HotelTime PMS a naše e-concierge aplikace umožňují automatizaci check-inu, který mohou hosté provést online a vyhnout se tak zdržování na recepci. 

Automatizace je pro luxusní řetězec typu Asten Hotels, jehož služby jsou především orientovány na hosta a jeho maximální spokojenost, důležitým krokem, neboť odebírá značnou část manuální práce personálu, který se může intenzivněji věnovat právě hostům. Velkou přidanou hodnotu, kterou přináší cloudové řešení HotelTime Solutions, tak nevnímá pouze hotel a jeho personál, ale skutečně i sám host.

RMS – moderní cesta k vyšším výnosům

Technologie v hotelnictví se neustále mění. V současné době jsou tahounem evoluce cloudové systémy, jejichž využití významně narůstá. Jednou z mnoha výhod cloudových systémů je jejich relativně snadná vzájemná integrace, díky čemuž mají hotely možnost využívat mnoho nejrůznějších softwarů.  

Jedním z typů softwarů, které se nabízí, jsou Revenue Management systémy (RMS). Přestože je fungování RMS velmi úzce spojeno s PMS (většina z nich musí být integrována s PMS, aby mohly správně pracovat) a navzdory skutečnosti, že pomáhají hoteliérům výrazně zvyšovat příjmy, RMS zatím nejsou úplně běžné. Většina klientů HotelTime Solutions RMS dosud nepoužívá. Nicméně bez ohledu na to si myslíme, že nastane doba, kdy bude RMS využívat téměř každý hotel. 

Vznik a funkce RMS 

Jednoduše řečeno, RMS pomáhají hoteliérům nastavit a optimalizovat ceny. To historicky probíhalo jinak – hotel stanovil ceny na nadcházející rok a zveřejnil je skrze dostupné kanály, což typicky znamenalo uvedení cen v katalogu cestovní kanceláře. Jelikož se katalogy v průběhu roku nemohly měnit a neexistovala online distribuce, musely být ceny stanoveny jako pevné. 

Po nějaké době se hotelová technologie vyvinula a se vzestupem OTA se zvýšil počet kanálů, skrze které byly zveřejňovány ceny. Hotely stále uzavíraly smlouvy s cestovními kancelářemi (ceny pro ně stanovené byly pevné), ale také začaly zveřejňovat ceny právě prostřednictvím OTA. Dalším krokem ve vývoji byl pak příchod channel managerů. Tyto systémy umožnily hotelům prodávat pokoje prostřednictvím mnoha OTA rezervačních serverů současně. Díky tomu se hotely staly přístupnější a zviditelnily se. Lidé si začali rezervovat pokoje přímo online přes hotelové weby nebo různé kanály, jako je Booking.com nebo Expedia.

Online distribuce zároveň umožnila hotelům měnit ceny, a to i na denní bázi, neboť mezi OTA a hotely nebyly uzavírány smlouvy obsahující ceny na celý rok, jako tomu bylo v případě „standardních“ cestovních kanceláří. Hotely si následně postupně uvědomily potenciál optimalizace cen na základě poptávky (nebo očekávané poptávky) a začaly zaměstnávat Revenue Managery – lidi zodpovědné za stanovení a aktualizaci cen s cílem maximalizovat celkové příjmy hotelu. Protože se však rozhodnutí o cenotvorbě stávala stále složitějšími, byly vytvořeny Revenue Management systémy, aby práci manažerů usnadnily a zpřesnily. Ve srovnání s Revenue Managery jsou RMS schopny o cenách a jejich změnách rozhodovat přesněji a častěji (i několikrát denně). RMS rovněž umí vzít do úvahy více dat a vyhodnotit složitější faktory než člověk. 

Díky vytvoření pozice Revenue Managerů a rozvoji RMS se změnilo přemýšlení hoteliérů. Místo tlaku na maximální obsazenost hotelu (za pevné ceny), začali vnímat jako prioritu správnou cenotvorbu, a tedy maximalizaci celkových příjmů hotelu. 

Typy RMS 

Všechny Revenue Management systémy nejsou stejné. Ve skutečnosti se od sebe mohou docela dost lišit. V závislosti na jejich konkrétních funkcích můžeme rozlišit tři skupiny RMS: 

  1. První typ nazýváme „pravidly vedená RMS“. Tyto RMS mění cenu pokoje za noc podle předem stanovených pravidel nebo kritérií a liší se podle složitosti pravidel, která lze nastavit. Poměrně jednoduchým kritériem je třeba změna ceny v závislosti na obsazenosti typu pokoje. Složitějším pravidlem může být například změna cen na základě vyhodnocení cen konkurentů. Pravidly vedené RMS mohou nebo nemusí být připojeny k PMS (pokud ano, je to obvykle jednosměrné připojení), aby získaly více informací o množství dostupných pokojů (dle jednotlivých typů).
  1. Druhý typ je složitější druh RMS, který bere v úvahu více dat a je schopen činit podstatně složitější rozhodnutí. Tento typ RMS může typicky vyhodnocovat: ceny konkurentů, obsazenost ve srovnání s minulostí, očekávanou poptávku (např. zvažování, zda se bude v oblasti konat nějaká kulturní akce) a berou rovněž do úvahy segmentaci klientů (např. vytváření skupinových nebo podnikových rezervací). To je důvod, proč tento typ RMS obvykle potřebuje rozsáhlou 2cestnou integraci s PMS, která poskytuje RMS komplexní data o rezervacích a volných pokojích, zatímco RMS posílá zpět do PMS informace o aktuálních cenách.
  1. Třetí typ RMS je ten nejkomplexnější, tyto Revenue Management systémy činí nejsložitější rozhodnutí a jsou typicky užívány velkými hotely nebo resorty. Třetí typ RMS je schopen vzít v úvahu ještě více dat, než výše uvedený druhý typ. Do cenotvorby například zahrnují příjmy z jiných oblastí než jen těch „ubytovacích“ (tedy typicky příjmy z restauračního nebo wellness provozu), umí rozhodovat o tom, zda je pro hotel žádoucí přijmout velkou skupinovou rezervaci nebo zvážit plánovaný rozpočet hotelu. Tyto typy RMS budou mít vždy velmi komplexní integraci s PMS a případně dalšími systémy poskytujícími různá data.

Výhody RMS

Používání RMS má dvě hlavní výhody. 

Za prvé, RMS jsou schopny velmi efektivně stanovovat ceny na základě mnoha informací – množství dat, která zvažují, závisí na konkrétním typu RMS – což přispívá k maximalizaci celkových příjmů hotelu.

Za druhé, RMS pomáhá Revenue Managerům s každodenními rozhodnutími o cenách, přičemž jim šetří spoustu času, který by jinak potřebovali k ručnímu vyhodnocování dat, a pomáhá jim zajistit, aby cenotvorba byla co nejefektivnější v rámci dosahování plánovaných výnosů.

HotelTime Solutions a RMS

V HotelTime Solutions věříme, že RMS budou pro hotely  v budoucnu jedním z nezbytných systémů. Jsme také přesvědčeni, že pro maximalizaci potenciálu RMS je nezbytná jejich komplexní 2cestná integrace s PMS. To je důvod, proč jsme jako otevřená platforma vyvinuli sadu API dostupných pro partnerské RMS, proč již máme integrace s různými RMS a zavázali jsme se k rozvoji dalších do budoucna.

Mezi naše partnerské, již integrované RMS v současnosti patří: Atomize, OutPerform, D-EDGE, RateGain a HotelPartner, přičemž neustále komunikujeme s dalšími potenciálními partnery, abychom našim zákazníkům nabídli širokou škálu RMS připravených k použití s naším PMS.

Automatizace plateb a její hlavní výhody

Neustálé zjednodušování platebního styku je jedním ze znaků moderního světa, ve kterém žijeme. Jako zákazníci, návštěvníci nebo hosté už v dnešní době prakticky nepotřebujeme hotovost. Svoje platby realizujeme pouhým mávnutím kartou nad přístrojem. Mohli bychom to však mít ještě o kus jednodušší, pokud by platby byly automatické. A přesně to nabízí HotelTime – automatické platby pro hotelnictví, které nijak nezatěžují personál ani hosty.

Proces je velmi jednoduchý – hosté si rezervují ubytování (typicky online), vyplní platební údaje a od toho momentu všechno běží tzv. samo.

Pro hotel samotný to znamená, že dostane peníze za své služby, a to (doslova) aniž by musel „hnout prstem“. Není potřeba, aby personál opisoval číslo karty nebo manuálně zadával platby. Systém sám uloží platební informace, které host vyplnil při objednávce, a pak automaticky stáhne platbu z karty (nebo platbu předautorizuje) podle pravidel pro úhradu nastavených v PMS.

Uložení platebních informací (tzv. tokenizace karty) je naprosto bezpečný proces. Číslo karty je v systému skryto a vše probíhá dle evropských pravidel pro ochranu dat.

Jelikož platby probíhají automaticky, je zaručena nulová chybovost a personál se tak nedostane do situace, že by musel řešit například zamítnutou platbu virtuální kartou nebo špatně zadanou platbu provedenou „standardní“ kartou.

Jediná situace, za které si recepční musí od hosta kartu skutečně vyptat, nastává v momentě, kdy host přijde do hotelu bez předchozí rezervace. Ale i v tomto případě je proces velmi jednoduchý a především bezpečný – recepční zadá údaje o kartě do systému a ten ji uloží tak, že čísla nadále nejsou viditelná. Dále vše probíhá automaticky.

Podstatné je však upozornit také na to, že díky systému automatických plateb může hotel využít uložené platební údaje i pro jiné úhrady – například pokud je třeba zaplatit útratu za potraviny či nápoje z minibaru.

Všechny tyto výhody vedou v rámci hotelu jako takového ke zvýšení efektivity práce, neboť personál neztrácí drahocenný čas vyťukávání čísel do terminálu, ale namísto toho se plně věnuje přáním hostů, na které má prostor adekvátně reagovat.

To znamená, že nejen hotel, ale také jeho zaměstnanci benefitují z automatizace plateb. Jelikož se nemusí na každého jednoho hosta obracet s prosbou o předložení kreditní karty a následně zapisovat jejich čísla, celý check-in/out proces, o který se starají, se urychluje a zjednodušuje. Personál tak nemusí řešit přeplněnou recepci a má dostatek prostoru věnovat se individuálním potřebám každého člověka. Tomu přitom napomáhá nejen automatizace platebního procesu, ale také automatické zasílání faktur, které systém rovněž umožňuje.

Vše funguje prakticky samo bez potřeby vnějšího zasahování, což snižuje míru manuální práce, kterou musí personál vykonávat.

A nakonec, značné výhody znamená automatizace plateb také pro samotné hosty hotelu. Jelikož jsou jeho zaměstnanci efektivnější, procesy jsou rychlejší a hosté tak nemusí čekat nekonečně dlouhou dobu například na check-in/out. Důležitý krok k jejich spokojenosti je učiněn také tím, že jsou méně obtěžováni na recepci, jelikož po nich personál nežádá předložení kreditních karet.

Systém automatických plateb jim rovněž zaručuje bezpečí. Mohou se spolehnout, že platební informace, které zprostředkují, nebudou žádným způsobem zneužity.

Malý krok v podobě automatizace plateb tedy znamená výrazné zlepšení hotelových služeb a podstatný posun směrem k poskytování nejlepších možných služeb.

 

Rádi Vám poskytneme více informací:

doors

How to choose your next PMS

It isn’t straightforward today for hoteliers to choose a PMS. There are so many technical words that you can get lost. If you should give a piece of advice to hoteliers when picking a system, what would it be?

It would be to try to make qualified decisions, not solely based on brand or marketing, but based on identifying your software needs and finding a PMS that matches them. Moreover, you may have specific software needs at the moment, but, as a hotelier, you should try to identify your future needs in the next three to five years.

So you think the main complexity when choosing a PMS is that you have to think long-term, while with other software, it’s not necessarily the case?

It’s a combination of trying to identify future needs and identifying the current, exact needs of every department. And flexibility, of course. Pick a platform that’s open and gives you many options. Medium and large-sized hotels may prefer a stable tech stack, while smaller properties may want to change their providers more frequently. It’s way easier to implement something new for the latter, but in larger, more complex environments, you can’t replace software every month. Changing that environment is difficult and costly and, if you do it, you’re not concentrating on your guests. Lastly, you should be picking a partner that evolves with you as well, and that rules out most legacy systems, because you do only get what you see now.

It isn’t easy to compare apples to apples when it comes to PMSs. What do you think is the main problem?

There’s no universal answer. With PMS systems features, even though we’re talking about the exact same functionality (let’s say, group bookings), each system can have a very different approach to how to solve that problem. It’s crucial to sit down and have a meticulous demo or more demos, because you want to understand how that PMS is solving that group booking problem. You want to make sure that it’s the most effective method for your operations. As a manager, I would like to make sure that my staff isn’t spending hours with something that another PMS can solve in minutes but, to be able to do it, the PMS has to understand the hotel needs. Then there’s the guest side: you probably nowadays want a PMS that’s guest-oriented, so it can give you tools that you can use to make your clients happier. It may be a built-it online check-in solution, or you may want to improve your reputation, so you should know that you’ll need a review management system at some point. So you should pick a PMS that can integrate a that tool

Do you think one of the problems is that PMS choices are usually taken at executive level without considering the operational needs of the staff?

Absolutely. Sometimes the systems get chosen by a particular role in the hotel, without really going into detail or consulting the end-users. We prefer to talk to various positions within the hotel first, understand their needs before we talk to the management, and say „hey, we really think we’re a good match.“ You need to try to understand how the operation works.

In the book, I talk a lot about the need for a more open API industry…

Yes, but I think that the quality of an API is more important than the quantity. At the end of the day, as a hotelier, you want the system to function properly: if you uh integrate a revenue management system, you definitely need a two-way integration; if you integrate a channel manager,
you probably want as quick updates as possible, so you don’t have your inventory updates to happen every two hours, but immediately or every two minutes. You may want to be offering room upgrades to specific room types only: the available ones. Why would you be offering a room type upgrade when it’s not possible? Most of the upside platforms offer room type upgrades not knowing if those rooms are available or not, because those upselling platforms didn’t spend enough time developing the integration. They did the easiest thing they could have done, and they say „that’s fine, it’s done! We’re integrated with the system!“ Clearly, there are various ways to integrate. From a marketing perspective, it’s probably appealing just to say „Okay we’ve done the integrations,“ but nobody talks about the nature of these integrations. The quality of integration affects what you can do with the system. I honestly believe that third-parties connecting to the PMS should get certified first… We want to make sure that our customers will get a robust integration.

What do you think are the features that should be built-in a PMS?

Again, there’s no universal answer. It depends on what type of a hotel that PMS is built for. You cannot just create one PMS and think it’s suitable for all kinds of properties. Newly built PMSs tend to be ideal for smaller properties with less complexity, and they usually offer less built-in features. If you have 50 rooms or 100 rooms, on the other hand, the list of features that should be built-in starts to be very extensive. For instance: I think that the housekeeping module, reporting, and benchmarking of your housekeeping staff should be integrated. Not everybody can clean the room at the same pace: some people will take 20 minutes, some 40, etc. If you’re running a large property, it’s a difference if you employe 30 housekeepers or 27. That’s three full salaries. A PMS that can give you that benchmarking can make you save these three salaries by laying off the three least competent housekeepers. If you are running a 20 room hotel, one member of the staff can go to the room with the housekeeper and see for himself without the need for an in-built feature. But it’s impossible with larger properties. You always go back to the needs of the hotel. There’s no black or white answer here. Sometimes we do even recommend our competitors to some of our leads! Most smaller properties only need a nice-looking, easy-to-use system, not too many features, an easy learning process, two or three integrations, and they’re ready to go. But this approach is not suitable for larger properties with F&B, SPAs, MICE, etc.

Funnel TV – SpaceX, The future and The Cloud!

At HotelTime we pride ourselves on having a team that are experts in their field and respected throughout the Industry. Therefore it is no surprise when they are asked to speak on various platforms.
Most recently George Titlow, our Director of Sales in the UK appeared on the an episode of ‘Digital; The Top 10 travel news stories of the week’ on Funneltv.tech. You can see George and the other guests discussing a range of Topics from the SpaceX launch to Michael O’Learys anger to the origins of the word Hospitality! Click here!

Chatting with Partners.. Cloud systems and Lockdown Haircuts!

At HotelTime we pride our selves on working closely with our Clients – we live and breathe hotels and always like to get to know our clients! However as an open platform with many integrations we also maintain strong relationships with our integration partners and other Industry experts.
Our team are known in the industry for being knowledgeable trusted voice of the industry. Therefore it was no surprise that our partners at Net Affinity asked our Director of Sales for the UK George Titlow to join them on one of the very first episodes of their new podcast!
Check out the informal chat here.

Valachy Resort: Development and implementation of four systems on a multi-property resort. Goals, challenges and solutions