Příspěvky

Case Study – Asten Hotels

HotelTime Solutions software otevřel řetězci Asten Hotels dveře k flexibilnímu řízení hotelu, automatizaci interních procesů a umožnil jeho personálu věnovat maximum času hostům.

Co jsme změnili – hlavní benefity HotelTime 

  • snadnější a flexibilnější management díky možnostem přístupu do systému odkudkoliv 
  • zásadně omezeny náklady na IT správu 
  • moderní fungování hotelů díky rozsáhlé možnosti integrace s dalšími systémy 
  • více automatizace, méně manuální práce, efektivnější provoz a více času pro hosty

Původně 

  • používán „legacy systém“ instalovaný na místě 
  • znatelné výdaje za IT správu a servery 
  • velmi omezené možností integrace a automatizace 
  • složité reportování za celý řetězec 
  • složitý přístup do systémů v jednotlivých hotelech přes vzdálenou plochu 
  • velké množství času personálu tráveného manuální prací

O Asten Hotels 

Asten Hotels je řetězec butikových hotelů, které se nacházejí v Praze a Špindlerově Mlýně. V Asten Hotels se soustředí na náročnou individuální i firemní klientelu, a právě takové přizpůsobují své služby, jež poskytují vždy na té nejvyšší úrovni v  5 luxusních hotelech a skvělých restauracích, bistrech a barech, které v rámci nich provozují.

 „Hledali jsme způsob, jak řídit řetězec a jednotlivé hotely flexibilněji a našli jsme jej u HotelTime Solutions. Jejich cloudové řešení odpovídalo požadavkům, které jsme měli na systém, kterým by měly být provozovány Asten Hotels. Jako otevřená platforma nám umožňuje zavádět v našich hotelech moderní postupy a používat nejnovější systémy či dosáhnout maxima automatizace a odlehčit našemu personálu.

Jiří Gajdošík
Managing Partner, Asten Hotels

Asten Hotels a HotelTime 

V Asten Hotels byl dříve používán historicky běžný „legacy systém“. V průběhu práce na otevření nového hotelu Soyka ve Špindlerově Mlýně ale došli k závěru, že jeho fungování chtějí postavit na větší automatizaci a že chtějí pracovat s uživatelsky přívětivějším softwarem. Rozhodli se proto pro cloudové řešení, které nabízí HotelTime Solutions, a kromě nového hotelu Soyka na něm postavili i správu ostatních zařízení. 

Efektivita 

Asten Hotels je řetězec 5 hotelů, které se nacházejí ve dvou městech, a to v Praze a Špindlerově Mlýně. Vedení hotelu proto při jejich správě často přejíždí a zjišťuje aktuální informace z obou měst a všech 5 hotelů. Proto bylo pro management důležité zajištění co nejefektivnějšího systému správy a fungování.

HotelTime Solutions software přinesl Asten Hotels právě potřebnou efektivitu. Díky tomu, že se jedná o cloudový systém, jsou informace ze všech provozů dostupné odkudkoliv, a to jak na počítači, tak na mobilním telefonu. Management tedy může rozhodovat na základě vždy aktuálních informací a s přihlédnutím k reportům, jejichž konkrétní podobu je možné uzpůsobit jejich potřebám – např. lze reportovat v závislosti na regionech (podle měst, ve kterých jsou hotely).

Není to ale pouze vedení hotelu, jehož práce je efektivnější díky HotelTime Solutions. Cloudové řešení v praxi třeba také znamená sdílení adresáře a databáze klientů. Personál má tedy jedno místo, kam se údaje zapisují a z toho čerpá – informace jsou takto dostupné ze všech hotelů, které díky tomu mají perfektní přehled o hostech a jejich opakovaných návštěvách. To umožňuje zajištění lepšího servisu nebo i rychlejší check-in/out.

Integrace 

Výměna softwaru a přechod na cloudové řešení HotelTime Solutions znamenaly pro Asten Hotels velký krok vpřed nejen v oblasti správy hotelu jako takové (PMS), ale také v  na to navazujících oblastech. Vzhledem k tomu, že je HotelTime otevřenou platformou, umožňuje integrace svých systémů s jinými a tím významně posouvá vpřed fungování hotelu jako celku. 

Asten Hotels využili integrace HotelTime PMS a D-EDGE channel manageru. Ten umožňuje až 2cestný interface (možný také 1 nebo 1,5cestný), což znamená plně automatické předávání informací mezi PMS a platformami typu Booking.com. Kromě toho D-EDGE umožňuje také automatizaci plateb. 

Automatizace 

Rozsáhlé možnosti integrace přinesly Asten Hotels kromě napojení moderních systémů také automatizovanější provoz.

Předně bylo díky HoteTime Solutions možné zavést již zmíněné automatické platby. Napojení HotelTime PMS na D-EDGE channel manager a výměna informací mezi nimi umožňuje automatické zpracování rezervace v  PMS a bezpečné uložení potřebných informací včetně čísla karty (šifrováno), přičemž následně je tato karta automaticky předautorizována a/nebo je z ní v nastavený čas stažena platba. Personál tedy nemusí platby zadávat manuálně, což šetří velké množství času a významně urychluje procesy v hotelu.

Automatizován je i následný postup. HotelTime PMS je napojeno na účetní software a automaticky posílá všechny účetní informace za příslušný den do tohoto softwaru. Účetní tak mohou následně pracovat s  přesnými informacemi, aniž by je museli přepisovat manuálně.

Kromě toho HotelTime PMS a naše e-concierge aplikace umožňují automatizaci check-inu, který mohou hosté provést online a vyhnout se tak zdržování na recepci. 

Automatizace je pro luxusní řetězec typu Asten Hotels, jehož služby jsou především orientovány na hosta a jeho maximální spokojenost, důležitým krokem, neboť odebírá značnou část manuální práce personálu, který se může intenzivněji věnovat právě hostům. Velkou přidanou hodnotu, kterou přináší cloudové řešení HotelTime Solutions, tak nevnímá pouze hotel a jeho personál, ale skutečně i sám host.