Příspěvky

Case Study – Asten Hotels

HotelTime Solutions software otevřel řetězci Asten Hotels dveře k flexibilnímu řízení hotelu, automatizaci interních procesů a umožnil jeho personálu věnovat maximum času hostům.

Co jsme změnili – hlavní benefity HotelTime 

  • snadnější a flexibilnější management díky možnostem přístupu do systému odkudkoliv 
  • zásadně omezeny náklady na IT správu 
  • moderní fungování hotelů díky rozsáhlé možnosti integrace s dalšími systémy 
  • více automatizace, méně manuální práce, efektivnější provoz a více času pro hosty

Původně 

  • používán „legacy systém“ instalovaný na místě 
  • znatelné výdaje za IT správu a servery 
  • velmi omezené možností integrace a automatizace 
  • složité reportování za celý řetězec 
  • složitý přístup do systémů v jednotlivých hotelech přes vzdálenou plochu 
  • velké množství času personálu tráveného manuální prací

O Asten Hotels 

Asten Hotels je řetězec butikových hotelů, které se nacházejí v Praze a Špindlerově Mlýně. V Asten Hotels se soustředí na náročnou individuální i firemní klientelu, a právě takové přizpůsobují své služby, jež poskytují vždy na té nejvyšší úrovni v  5 luxusních hotelech a skvělých restauracích, bistrech a barech, které v rámci nich provozují.

 „Hledali jsme způsob, jak řídit řetězec a jednotlivé hotely flexibilněji a našli jsme jej u HotelTime Solutions. Jejich cloudové řešení odpovídalo požadavkům, které jsme měli na systém, kterým by měly být provozovány Asten Hotels. Jako otevřená platforma nám umožňuje zavádět v našich hotelech moderní postupy a používat nejnovější systémy či dosáhnout maxima automatizace a odlehčit našemu personálu.

Jiří Gajdošík
Managing Partner, Asten Hotels

Asten Hotels a HotelTime 

V Asten Hotels byl dříve používán historicky běžný „legacy systém“. V průběhu práce na otevření nového hotelu Soyka ve Špindlerově Mlýně ale došli k závěru, že jeho fungování chtějí postavit na větší automatizaci a že chtějí pracovat s uživatelsky přívětivějším softwarem. Rozhodli se proto pro cloudové řešení, které nabízí HotelTime Solutions, a kromě nového hotelu Soyka na něm postavili i správu ostatních zařízení. 

Efektivita 

Asten Hotels je řetězec 5 hotelů, které se nacházejí ve dvou městech, a to v Praze a Špindlerově Mlýně. Vedení hotelu proto při jejich správě často přejíždí a zjišťuje aktuální informace z obou měst a všech 5 hotelů. Proto bylo pro management důležité zajištění co nejefektivnějšího systému správy a fungování.

HotelTime Solutions software přinesl Asten Hotels právě potřebnou efektivitu. Díky tomu, že se jedná o cloudový systém, jsou informace ze všech provozů dostupné odkudkoliv, a to jak na počítači, tak na mobilním telefonu. Management tedy může rozhodovat na základě vždy aktuálních informací a s přihlédnutím k reportům, jejichž konkrétní podobu je možné uzpůsobit jejich potřebám – např. lze reportovat v závislosti na regionech (podle měst, ve kterých jsou hotely).

Není to ale pouze vedení hotelu, jehož práce je efektivnější díky HotelTime Solutions. Cloudové řešení v praxi třeba také znamená sdílení adresáře a databáze klientů. Personál má tedy jedno místo, kam se údaje zapisují a z toho čerpá – informace jsou takto dostupné ze všech hotelů, které díky tomu mají perfektní přehled o hostech a jejich opakovaných návštěvách. To umožňuje zajištění lepšího servisu nebo i rychlejší check-in/out.

Integrace 

Výměna softwaru a přechod na cloudové řešení HotelTime Solutions znamenaly pro Asten Hotels velký krok vpřed nejen v oblasti správy hotelu jako takové (PMS), ale také v  na to navazujících oblastech. Vzhledem k tomu, že je HotelTime otevřenou platformou, umožňuje integrace svých systémů s jinými a tím významně posouvá vpřed fungování hotelu jako celku. 

Asten Hotels využili integrace HotelTime PMS a D-EDGE channel manageru. Ten umožňuje až 2cestný interface (možný také 1 nebo 1,5cestný), což znamená plně automatické předávání informací mezi PMS a platformami typu Booking.com. Kromě toho D-EDGE umožňuje také automatizaci plateb. 

Automatizace 

Rozsáhlé možnosti integrace přinesly Asten Hotels kromě napojení moderních systémů také automatizovanější provoz.

Předně bylo díky HoteTime Solutions možné zavést již zmíněné automatické platby. Napojení HotelTime PMS na D-EDGE channel manager a výměna informací mezi nimi umožňuje automatické zpracování rezervace v  PMS a bezpečné uložení potřebných informací včetně čísla karty (šifrováno), přičemž následně je tato karta automaticky předautorizována a/nebo je z ní v nastavený čas stažena platba. Personál tedy nemusí platby zadávat manuálně, což šetří velké množství času a významně urychluje procesy v hotelu.

Automatizován je i následný postup. HotelTime PMS je napojeno na účetní software a automaticky posílá všechny účetní informace za příslušný den do tohoto softwaru. Účetní tak mohou následně pracovat s  přesnými informacemi, aniž by je museli přepisovat manuálně.

Kromě toho HotelTime PMS a naše e-concierge aplikace umožňují automatizaci check-inu, který mohou hosté provést online a vyhnout se tak zdržování na recepci. 

Automatizace je pro luxusní řetězec typu Asten Hotels, jehož služby jsou především orientovány na hosta a jeho maximální spokojenost, důležitým krokem, neboť odebírá značnou část manuální práce personálu, který se může intenzivněji věnovat právě hostům. Velkou přidanou hodnotu, kterou přináší cloudové řešení HotelTime Solutions, tak nevnímá pouze hotel a jeho personál, ale skutečně i sám host.

RMS – moderní cesta k vyšším výnosům

Technologie v hotelnictví se neustále mění. V současné době jsou tahounem evoluce cloudové systémy, jejichž využití významně narůstá. Jednou z mnoha výhod cloudových systémů je jejich relativně snadná vzájemná integrace, díky čemuž mají hotely možnost využívat mnoho nejrůznějších softwarů.  

Jedním z typů softwarů, které se nabízí, jsou Revenue Management systémy (RMS). Přestože je fungování RMS velmi úzce spojeno s PMS (většina z nich musí být integrována s PMS, aby mohly správně pracovat) a navzdory skutečnosti, že pomáhají hoteliérům výrazně zvyšovat příjmy, RMS zatím nejsou úplně běžné. Většina klientů HotelTime Solutions RMS dosud nepoužívá. Nicméně bez ohledu na to si myslíme, že nastane doba, kdy bude RMS využívat téměř každý hotel. 

Vznik a funkce RMS 

Jednoduše řečeno, RMS pomáhají hoteliérům nastavit a optimalizovat ceny. To historicky probíhalo jinak – hotel stanovil ceny na nadcházející rok a zveřejnil je skrze dostupné kanály, což typicky znamenalo uvedení cen v katalogu cestovní kanceláře. Jelikož se katalogy v průběhu roku nemohly měnit a neexistovala online distribuce, musely být ceny stanoveny jako pevné. 

Po nějaké době se hotelová technologie vyvinula a se vzestupem OTA se zvýšil počet kanálů, skrze které byly zveřejňovány ceny. Hotely stále uzavíraly smlouvy s cestovními kancelářemi (ceny pro ně stanovené byly pevné), ale také začaly zveřejňovat ceny právě prostřednictvím OTA. Dalším krokem ve vývoji byl pak příchod channel managerů. Tyto systémy umožnily hotelům prodávat pokoje prostřednictvím mnoha OTA rezervačních serverů současně. Díky tomu se hotely staly přístupnější a zviditelnily se. Lidé si začali rezervovat pokoje přímo online přes hotelové weby nebo různé kanály, jako je Booking.com nebo Expedia.

Online distribuce zároveň umožnila hotelům měnit ceny, a to i na denní bázi, neboť mezi OTA a hotely nebyly uzavírány smlouvy obsahující ceny na celý rok, jako tomu bylo v případě „standardních“ cestovních kanceláří. Hotely si následně postupně uvědomily potenciál optimalizace cen na základě poptávky (nebo očekávané poptávky) a začaly zaměstnávat Revenue Managery – lidi zodpovědné za stanovení a aktualizaci cen s cílem maximalizovat celkové příjmy hotelu. Protože se však rozhodnutí o cenotvorbě stávala stále složitějšími, byly vytvořeny Revenue Management systémy, aby práci manažerů usnadnily a zpřesnily. Ve srovnání s Revenue Managery jsou RMS schopny o cenách a jejich změnách rozhodovat přesněji a častěji (i několikrát denně). RMS rovněž umí vzít do úvahy více dat a vyhodnotit složitější faktory než člověk. 

Díky vytvoření pozice Revenue Managerů a rozvoji RMS se změnilo přemýšlení hoteliérů. Místo tlaku na maximální obsazenost hotelu (za pevné ceny), začali vnímat jako prioritu správnou cenotvorbu, a tedy maximalizaci celkových příjmů hotelu. 

Typy RMS 

Všechny Revenue Management systémy nejsou stejné. Ve skutečnosti se od sebe mohou docela dost lišit. V závislosti na jejich konkrétních funkcích můžeme rozlišit tři skupiny RMS: 

  1. První typ nazýváme „pravidly vedená RMS“. Tyto RMS mění cenu pokoje za noc podle předem stanovených pravidel nebo kritérií a liší se podle složitosti pravidel, která lze nastavit. Poměrně jednoduchým kritériem je třeba změna ceny v závislosti na obsazenosti typu pokoje. Složitějším pravidlem může být například změna cen na základě vyhodnocení cen konkurentů. Pravidly vedené RMS mohou nebo nemusí být připojeny k PMS (pokud ano, je to obvykle jednosměrné připojení), aby získaly více informací o množství dostupných pokojů (dle jednotlivých typů).
  1. Druhý typ je složitější druh RMS, který bere v úvahu více dat a je schopen činit podstatně složitější rozhodnutí. Tento typ RMS může typicky vyhodnocovat: ceny konkurentů, obsazenost ve srovnání s minulostí, očekávanou poptávku (např. zvažování, zda se bude v oblasti konat nějaká kulturní akce) a berou rovněž do úvahy segmentaci klientů (např. vytváření skupinových nebo podnikových rezervací). To je důvod, proč tento typ RMS obvykle potřebuje rozsáhlou 2cestnou integraci s PMS, která poskytuje RMS komplexní data o rezervacích a volných pokojích, zatímco RMS posílá zpět do PMS informace o aktuálních cenách.
  1. Třetí typ RMS je ten nejkomplexnější, tyto Revenue Management systémy činí nejsložitější rozhodnutí a jsou typicky užívány velkými hotely nebo resorty. Třetí typ RMS je schopen vzít v úvahu ještě více dat, než výše uvedený druhý typ. Do cenotvorby například zahrnují příjmy z jiných oblastí než jen těch „ubytovacích“ (tedy typicky příjmy z restauračního nebo wellness provozu), umí rozhodovat o tom, zda je pro hotel žádoucí přijmout velkou skupinovou rezervaci nebo zvážit plánovaný rozpočet hotelu. Tyto typy RMS budou mít vždy velmi komplexní integraci s PMS a případně dalšími systémy poskytujícími různá data.

Výhody RMS

Používání RMS má dvě hlavní výhody. 

Za prvé, RMS jsou schopny velmi efektivně stanovovat ceny na základě mnoha informací – množství dat, která zvažují, závisí na konkrétním typu RMS – což přispívá k maximalizaci celkových příjmů hotelu.

Za druhé, RMS pomáhá Revenue Managerům s každodenními rozhodnutími o cenách, přičemž jim šetří spoustu času, který by jinak potřebovali k ručnímu vyhodnocování dat, a pomáhá jim zajistit, aby cenotvorba byla co nejefektivnější v rámci dosahování plánovaných výnosů.

HotelTime Solutions a RMS

V HotelTime Solutions věříme, že RMS budou pro hotely  v budoucnu jedním z nezbytných systémů. Jsme také přesvědčeni, že pro maximalizaci potenciálu RMS je nezbytná jejich komplexní 2cestná integrace s PMS. To je důvod, proč jsme jako otevřená platforma vyvinuli sadu API dostupných pro partnerské RMS, proč již máme integrace s různými RMS a zavázali jsme se k rozvoji dalších do budoucna.

Mezi naše partnerské, již integrované RMS v současnosti patří: Atomize, OutPerform, D-EDGE, RateGain a HotelPartner, přičemž neustále komunikujeme s dalšími potenciálními partnery, abychom našim zákazníkům nabídli širokou škálu RMS připravených k použití s naším PMS.

Automatizace plateb a její hlavní výhody

Neustálé zjednodušování platebního styku je jedním ze znaků moderního světa, ve kterém žijeme. Jako zákazníci, návštěvníci nebo hosté už v dnešní době prakticky nepotřebujeme hotovost. Svoje platby realizujeme pouhým mávnutím kartou nad přístrojem. Mohli bychom to však mít ještě o kus jednodušší, pokud by platby byly automatické. A přesně to nabízí HotelTime – automatické platby pro hotelnictví, které nijak nezatěžují personál ani hosty.

Proces je velmi jednoduchý – hosté si rezervují ubytování (typicky online), vyplní platební údaje a od toho momentu všechno běží tzv. samo.

Pro hotel samotný to znamená, že dostane peníze za své služby, a to (doslova) aniž by musel „hnout prstem“. Není potřeba, aby personál opisoval číslo karty nebo manuálně zadával platby. Systém sám uloží platební informace, které host vyplnil při objednávce, a pak automaticky stáhne platbu z karty (nebo platbu předautorizuje) podle pravidel pro úhradu nastavených v PMS.

Uložení platebních informací (tzv. tokenizace karty) je naprosto bezpečný proces. Číslo karty je v systému skryto a vše probíhá dle evropských pravidel pro ochranu dat.

Jelikož platby probíhají automaticky, je zaručena nulová chybovost a personál se tak nedostane do situace, že by musel řešit například zamítnutou platbu virtuální kartou nebo špatně zadanou platbu provedenou „standardní“ kartou.

Jediná situace, za které si recepční musí od hosta kartu skutečně vyptat, nastává v momentě, kdy host přijde do hotelu bez předchozí rezervace. Ale i v tomto případě je proces velmi jednoduchý a především bezpečný – recepční zadá údaje o kartě do systému a ten ji uloží tak, že čísla nadále nejsou viditelná. Dále vše probíhá automaticky.

Podstatné je však upozornit také na to, že díky systému automatických plateb může hotel využít uložené platební údaje i pro jiné úhrady – například pokud je třeba zaplatit útratu za potraviny či nápoje z minibaru.

Všechny tyto výhody vedou v rámci hotelu jako takového ke zvýšení efektivity práce, neboť personál neztrácí drahocenný čas vyťukávání čísel do terminálu, ale namísto toho se plně věnuje přáním hostů, na které má prostor adekvátně reagovat.

To znamená, že nejen hotel, ale také jeho zaměstnanci benefitují z automatizace plateb. Jelikož se nemusí na každého jednoho hosta obracet s prosbou o předložení kreditní karty a následně zapisovat jejich čísla, celý check-in/out proces, o který se starají, se urychluje a zjednodušuje. Personál tak nemusí řešit přeplněnou recepci a má dostatek prostoru věnovat se individuálním potřebám každého člověka. Tomu přitom napomáhá nejen automatizace platebního procesu, ale také automatické zasílání faktur, které systém rovněž umožňuje.

Vše funguje prakticky samo bez potřeby vnějšího zasahování, což snižuje míru manuální práce, kterou musí personál vykonávat.

A nakonec, značné výhody znamená automatizace plateb také pro samotné hosty hotelu. Jelikož jsou jeho zaměstnanci efektivnější, procesy jsou rychlejší a hosté tak nemusí čekat nekonečně dlouhou dobu například na check-in/out. Důležitý krok k jejich spokojenosti je učiněn také tím, že jsou méně obtěžováni na recepci, jelikož po nich personál nežádá předložení kreditních karet.

Systém automatických plateb jim rovněž zaručuje bezpečí. Mohou se spolehnout, že platební informace, které zprostředkují, nebudou žádným způsobem zneužity.

Malý krok v podobě automatizace plateb tedy znamená výrazné zlepšení hotelových služeb a podstatný posun směrem k poskytování nejlepších možných služeb.

 

Rádi Vám poskytneme více informací:

doors

How to choose your next PMS

It isn’t straightforward today for hoteliers to choose a PMS. There are so many technical words that you can get lost. If you should give a piece of advice to hoteliers when picking a system, what would it be?

It would be to try to make qualified decisions, not solely based on brand or marketing, but based on identifying your software needs and finding a PMS that matches them. Moreover, you may have specific software needs at the moment, but, as a hotelier, you should try to identify your future needs in the next three to five years.

So you think the main complexity when choosing a PMS is that you have to think long-term, while with other software, it’s not necessarily the case?

It’s a combination of trying to identify future needs and identifying the current, exact needs of every department. And flexibility, of course. Pick a platform that’s open and gives you many options. Medium and large-sized hotels may prefer a stable tech stack, while smaller properties may want to change their providers more frequently. It’s way easier to implement something new for the latter, but in larger, more complex environments, you can’t replace software every month. Changing that environment is difficult and costly and, if you do it, you’re not concentrating on your guests. Lastly, you should be picking a partner that evolves with you as well, and that rules out most legacy systems, because you do only get what you see now.

It isn’t easy to compare apples to apples when it comes to PMSs. What do you think is the main problem?

There’s no universal answer. With PMS systems features, even though we’re talking about the exact same functionality (let’s say, group bookings), each system can have a very different approach to how to solve that problem. It’s crucial to sit down and have a meticulous demo or more demos, because you want to understand how that PMS is solving that group booking problem. You want to make sure that it’s the most effective method for your operations. As a manager, I would like to make sure that my staff isn’t spending hours with something that another PMS can solve in minutes but, to be able to do it, the PMS has to understand the hotel needs. Then there’s the guest side: you probably nowadays want a PMS that’s guest-oriented, so it can give you tools that you can use to make your clients happier. It may be a built-it online check-in solution, or you may want to improve your reputation, so you should know that you’ll need a review management system at some point. So you should pick a PMS that can integrate a that tool

Do you think one of the problems is that PMS choices are usually taken at executive level without considering the operational needs of the staff?

Absolutely. Sometimes the systems get chosen by a particular role in the hotel, without really going into detail or consulting the end-users. We prefer to talk to various positions within the hotel first, understand their needs before we talk to the management, and say „hey, we really think we’re a good match.“ You need to try to understand how the operation works.

In the book, I talk a lot about the need for a more open API industry…

Yes, but I think that the quality of an API is more important than the quantity. At the end of the day, as a hotelier, you want the system to function properly: if you uh integrate a revenue management system, you definitely need a two-way integration; if you integrate a channel manager,
you probably want as quick updates as possible, so you don’t have your inventory updates to happen every two hours, but immediately or every two minutes. You may want to be offering room upgrades to specific room types only: the available ones. Why would you be offering a room type upgrade when it’s not possible? Most of the upside platforms offer room type upgrades not knowing if those rooms are available or not, because those upselling platforms didn’t spend enough time developing the integration. They did the easiest thing they could have done, and they say „that’s fine, it’s done! We’re integrated with the system!“ Clearly, there are various ways to integrate. From a marketing perspective, it’s probably appealing just to say „Okay we’ve done the integrations,“ but nobody talks about the nature of these integrations. The quality of integration affects what you can do with the system. I honestly believe that third-parties connecting to the PMS should get certified first… We want to make sure that our customers will get a robust integration.

What do you think are the features that should be built-in a PMS?

Again, there’s no universal answer. It depends on what type of a hotel that PMS is built for. You cannot just create one PMS and think it’s suitable for all kinds of properties. Newly built PMSs tend to be ideal for smaller properties with less complexity, and they usually offer less built-in features. If you have 50 rooms or 100 rooms, on the other hand, the list of features that should be built-in starts to be very extensive. For instance: I think that the housekeeping module, reporting, and benchmarking of your housekeeping staff should be integrated. Not everybody can clean the room at the same pace: some people will take 20 minutes, some 40, etc. If you’re running a large property, it’s a difference if you employe 30 housekeepers or 27. That’s three full salaries. A PMS that can give you that benchmarking can make you save these three salaries by laying off the three least competent housekeepers. If you are running a 20 room hotel, one member of the staff can go to the room with the housekeeper and see for himself without the need for an in-built feature. But it’s impossible with larger properties. You always go back to the needs of the hotel. There’s no black or white answer here. Sometimes we do even recommend our competitors to some of our leads! Most smaller properties only need a nice-looking, easy-to-use system, not too many features, an easy learning process, two or three integrations, and they’re ready to go. But this approach is not suitable for larger properties with F&B, SPAs, MICE, etc.

PMS in today’s industry

WHAT IS A PMS?
We all know that PMS stands for Property Management System, but what do PMS mean in our industry today? Property Management Systems are often referred to as the „heart“ of any hotel, a system to which all the other ones are connected to. In today’s oversaturated travel tech landscape, in fact, PMS started focusing on what they do best (being at the center of the hotel tech ecosystem) rather than developing new technologies from scratch. There are countless intelligent software out there, and they are superior to PMS in their specific domains but, still, they need to be connected to a PMS in order to give their 100%. With more and more features outsourced to third-party systems, integrating information from and to the PMS is getting crucial. Hoteliers should be able to operate on a unique, centralized system, without the need to log in each extranet. But is it always the case?

THE API PROBLEM
Because of the need for external connections, PMS strength is proportional to the number of tools it can integrate to. In a perfect world, in fact, PMS should be able to communicate with every single software/hardware in the hotel, but connections between PMS and third-party systems can be (and often are) challenging. Some companies are trying to fill the gap by creating „connectors“ between PMS and other software, but direct 2-way real-time integrations will always be needed. So, what’s the answer?

OPEN PLATFORMS
At HotelTime, we opted for a completely open approach: our customers can choose third-party systems based on their liking, so they are not limited to modules developed and/or sold by a specific vendor. These systems include a whole range of different tools such as channel managers, revenue management systems, reputations management systems, rate shoppers, accounting systems, etc.

BE OPEN, STAY OPEN
We understand that the right choice of tech stack is different for each hotel, based on their size, location, management, personal taste, previous positive experiences with different systems etc. So, being an open platform is not only about connecting as many third-party software as possible, but it is also a commitment to stay open and integrate more systems as they come. We know that PMS choice is a long-term decision, but the hotel tech space is changing rapidly, PMS need to keep up.

CONCLUSIONS
Historically, PMS had the bad tendency of being inflexible, closed eco-systems. And, even though some limits are required to guarantee high-quality standards integrations, the travel tech space moves too fast to keep this rigidity. If you want to know more about our open systems, get in touch here.

How to choose your next PMS

Of all the choices hoteliers have to make, choosing the right Property Management System is one of the most stressful, yet crucial, one. If you already replaced your PMS at least once, you know the amount of strain the process brings. Hotels regretting their PMS decision is a cliché in our industry, but the truth is that, with all the companies out there claiming to be the best solution, it’s easy to get confused, so what should you look for in a PMS? Here are five essential features:

1. THIRD-PARTY INTEGRATIONS
That’s the number one variable when choosing a PMS. Write down a list of all the third-party software you work with and check how many of them can and cannot be integrated into the system chosen. Having this information in advance will save you a lot of headaches later on.

2. CLOUD TECHNOLOGY
Back in the 90’s, PMS were physically installed on computers, with their central data stored on a server in the hotel’s basement. The costs of buying the hardware, plus the maintenance charges, and the lack of easy integrations put to rest this technology almost entirely, yet some PMS still offer on-premise solutions. Always choose a cloud-based software, deployed over the Internet and accessible from any computer without the need of installations nor hardware backups.

3. EASE OF USE
Even to advanced users, it can take some time to get accustomed to new technologies, especially if your hotel offers multiple services such as meeting rooms, restaurants, SPA, etc. Ease of use should always be a priority when picking up a PMS. Make sure the system chosen offers a lean, clean and concise user interface.

4. PRICE TRANSPARENCY
With several modules and integrations available it is easy to take the bumpy road of hidden costs. Make sure you understand all the included and not-included PMS features before signing the contract.

5. REPORTING
PMS process large amounts of data, but you may need to extract just some information without getting lost in the background data-noise. Take a look at the PMS‘ reports before choosing your next system.

CONCLUSIONS
Getting the right PMS from day one is the best investment you can make in the long term. Take your time and compare all the features, so you will have no surprises. Here at HotelTime Solutions, we are happy to answer all your questions, get in touch with a specialist here.

Big data or smart data? Reporting in PMS

THE DATA PARADOX
Property Management Systems process and store large amount of data every day, but having „a lot“ of data do not always mean having „the right“ data. As we already stated in our previous articles, hotel data come from several separate sources, such as channel managers or reputation systems, meaning that a good PMS should be able to integrate and standardize all these info, in order to make it understandable for the final user.

TOO MUCH OR TOO LITTLE?
Data allow hoteliers to take strategic decisions, both in terms of pricing strategy and advertising investments, so you have to make sure to get proper reports at your fingertips whenever needed. On-premise PMS systems usually offer predefined reports, regularly updated during the night audit. These reports are usually very specific, yet hard to read. With hundreds of different reports, in fact, it becomes nearly impossible to recognize which one is the „right“ one. On the other hand, most of newly introduced cloud-based systems provide a very limited number of reports, showing an insufficient breakdown of the data. Some of these systems don’t even run a night audit, don’t calculate ADR based on each night’s rate, don’t split packages (or even VAT, or meal plans included in the rate) and they generally lack of all those reports which are needed in medium/big-size hotels or in a multi-property environment.

SMART DATA vs BIG DATA
Here at HotelTime, we understand this dichotomy and created reports featuring several filtering criteria, allowing users to search for specific information, combining dates, segments, sources of business, etc. exactly as found in on-premise systems. We believer that hoteliers should be able to access their data in real-time anywhere, anytime and on any device. On top of that, we provide automatically delivered daily reports in printable pdf format to start up your working day with all the key data at glance, providing you an instant snapshot, without having to log in the system at all.

CONCLUSIONS:
“Without data, you’re just another person with an opinion”, said W. Edwards Deming. At HotelTime we agree, that is why we offer a state-of-the-art reporting system for any kind of property. If you want to know more about our reports, get in touch here.

Is your PMS designed for the clouds?

BORN AND RAISED IN THE CLOUD
After reading our articles, you should have a good understanding of why cloud-based systems are superior to on-premise ones. In today’s scenario, where good internet connectivity is available pretty much everywhere, there is really no reason to run on-premise PMS systems.

WHY CLOUD?
Cloud-based systems outsource the IT part tout court, meaning increased data security, no hardware hidden costs, easier third-party integrations, real-time data access anywhere, anytime, on any device, and so on. That being said, the term „cloud“ is still open to interpretation. There is a subtle, yet decisive, difference -in fact- between „designed for the cloud“ software and „converted to the cloud“ ones.

WHAT’S THE DIFFERENCE?
PMSs that have only been converted to the cloud often have too many limitations, ranging from speed of the system to the need of having a piece of software still installed on the users‘ computers, making the PMS -de facto- just a hack. These hybrid systems, in fact, are nothing but on-premises software connecting to a cloud database, which is (eventually) accessible through an API. Here at HotelTime, on the other hand, we are “born and raised” in the cloud. Since our foundation, in fact, our technology was created without even thinking about on-premises.

THE CHALLENGES OF MOVING FROM LEGACY TO CLOUD
Technically, the cloud environment poses different challenges to the PMS developer and cloud-based systems usually must have a different structure from the very first line of code written. That is why so many well-established on-premise PMS struggle to move entirely to the cloud. That being said, hoteliers should not pay for their mistakes, do they?

WHAT TO CHOOSE?
So, if you’re in doubt, make sure that your PMS has been designed for the cloud and not simply converted. Here at HotelTime, we are more than happy to answer all your questions about the subject. Get in touch here.